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• Kyocera Document Solutions ha identificado cuatro áreas clave en las que las empresas pueden mejorar su eficiencia gracias a los sistemas ECM.
  

• José Aznar: “Es importante dar a conocer a las compañías las numerosas ventajas que supone implementar los Sistemas de Gestión de Contenido para racionalizar sus workflows”.
  

Kyocera Document Solutions, el HUB de soluciones de gestión de datos que generan conocimiento para maximizar la eficiencia en el back office de las organizaciones, muestra cómo los Servicios de Gestión de Contenido mejoran la productividad de los empleados, contribuyen a controlar todas las gestiones de su documentación, a reducir el error humano y a lograr escalabilidad en las compañías.

Según el informe “La Digitalización Empresarial en Europa” realizado por Kyocera Document Solutions, el 22% de las compañías europeas aún no conocen el término Servicios de Gestión de Contenido (ECM), un dato que pone de manifiesto la falta de conocimiento de los principales beneficios que ofrecen las herramientas cloud de gestión documental. La transformación digital de los procesos de trabajo (workflows) se está convirtiendo en prioritaria y aplicarla cuanto antes contribuirá directamente a la rentabilidad y a la superación de obstáculos de las empresas.

Content Services

Desde la compañía nipona han identificado cuatro áreas clave donde las compañías lograrán mejorar su eficiencia, productividad y rentabilidad gracias a la racionalización de los workflows generada por los Sistemas de Gestión de Contenido:

• La primera de ellas está directamente relacionada con la mejora de la productividad de los empleados. Los sistemas ECM contribuyen a automatizar numerosos procesos como la asignación de tareas, la aprobación de decisiones y los avisos de posibles retrasos en cuanto a la gestión de la documentación. Esto se traduce en una reducción de la carga de trabajo del equipo, pudiendo invertir su tiempo en otras tareas que requieran mayor atención.

• La siguiente área, el control completo de la documentación, permite a los empleados y, en especial, a los departamentos de administración obtener una visión global de los procesos de trabajo que se están llevando a cabo.

• Por su parte, la reducción del error humano también juega un papel importante para alcanzar la eficiencia de las compañías, errores tan comunes como la transcripción de datos incorrectos pueden evitarse gracias a los Servicios de Gestión de Contenido.

• Finalmente, Kyocera señala el logro de la escalabilidad de las compañías como la cuarta área clave. Las compañías evolucionan y también la tecnología, de ahí la importancia de escoger entornos flexibles y escalables que permitan incorporar nuevas funcionalidades o aplicaciones.

Por otro lado, cabe señalar la ventaja que suponen los sistemas ECM ante dos preocupaciones que suelen ser muy habituales en los clientes cuando ponen en marcha una iniciativa de este tipo: la protección de datos y las auditorías. Aquellas empresas que cuenten con estas herramientas podrán almacenar y eliminar datos de forma rápida y eficaz garantizando el cumplimiento de la RGPD. Asimismo, las compañías que deban realizar una auditoría tendrán un acceso directo a todas las modificaciones y aperturas que se han realizado en todos sus documentos.

Implementar sistemas ECM en las organizaciones contribuye a obtener niveles altos de eficiencia y a agilizar los procesos de trabajo de todos los departamentos. Hablamos de herramientas cloud que ofrecen una completa accesibilidad y disponibilidad de la información, mejorando la eficiencia de los equipos. Gracias a ello, los empleados pueden disponer de los documentos que necesiten desde el lugar que deseen y en cualquier momento, proporcionando al negocio flexibilidad, seguridad y escalabilidad.

“Es importante dar a conocer a las compañías las numerosas ventajas que supone implementar los Sistemas de Gestión de Contenido para racionalizar sus workflows. Disponer de soluciones cloud que avancen al ritmo que exige el entorno es clave para competir en el mercado a lo largo del tiempo. El sector empresarial está viviendo una transformación digital inminente y aplicar adecuadamente las herramientas de gestión de contenido les otorgará una ventaja competitiva”, ha señalado José Aznar, Product Strategy Manager de Kyocera Document Solutions España.

Para obtener más información detallada, accede a nuestro whitepaper en el que desglosamos cómo los Servicios de Gestión de Contenido aumentan la rentabilidad de las empresas a través de la gestión de los procesos.

Acerca de Kyocera Document Solutions

Kyocera Document Solutions España es una compañía del grupo Kyocera Document Solutions Inc., con sede en Osaka (Japón). Su porfolio de productos incluye impresoras y equipos multifuncionales de alta calidad y respetuosos con el medio ambiente, así como soluciones empresariales y servicios de consultoría que permiten a los clientes optimizar y gestionar su flujo de trabajo documental para alcanzar nuevas cotas de eficiencia. Bajo los principios de excelencia tecnológica y empatía, el objetivo de la compañía es ayudar a las organizaciones a poner su conocimiento en práctica para impulsar la transformación.

Kyocera Document Solutions Inc. es parte de Kyocera Corporation, proveedor líder de semiconductores, componentes industriales y de automoción, dispositivos electrónicos, sistemas de generación de energía solar y teléfonos móviles. Durante el ejercicio fiscal 2019 (con cierre a 31 de marzo de 2019), los ingresos por ventas de Kyocera Corporation ascendieron a 1,62 billones de yenes (14.600 millones de dólares). Como uno de los líderes mundiales, Kyocera figura en la lista «Derwent Top 100 Global Innovators 2018-19» de Clarivate Analytics y ocupa el puesto 655 en el ranking «Global 2000» de la revista Forbes (2019) sobre las mayores empresas que cotizan en bolsa del mundo.